Canais de denúncia
Gestão de whistleblowing
Desde 18 de junho de 2022, muitas empresas e organizações passaram a ter a obrigação de implementar canais internos de denúncia e de assegurar a proteção de pessoas que reportem violações de direitos ocorridas no território da União Europeia.
Na base deste novo paradigma está a entrada em vigor, em Portugal, da Lei n.º 93/2021, que surge na sequência da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento e do Conselho Europeu, de 23 de outubro de 2019.
Os colaboradores de uma empresa ou organização passam, deste modo, a ficar capacitados para efetuar – ao abrigo das garantias de confidencialidade e/ou anonimato necessárias – a denúncia de infrações relacionadas com:
• Contratação pública;
• Serviços financeiros;
• Segurança dos produtos e transportes;
• Proteção do ambiente;
• Saúde pública e defesa do consumidor.
Lúcia Marinho
Data Protection Officer
Âmbitos de denúncia abrangidos
Necessita de implementar canais de denúncia?
A lei n.º 93/2021 obriga qualquer entidade com 50 ou mais colaboradores a dispor de um sistema de whistleblowing interno.
O objetivo é garantir que trabalhadores, fornecedores e parceiros possam reportar más condutas sem risco de retaliação. Mais do que uma exigência legal, este mecanismo promove a transparência e constitui uma vantagem competitiva no mercado.
Em parceria com a SEGI Consulting, a Estrategor assegura um serviço externo integrado, totalmente adaptado à realidade da sua organização, que inclui:
• Implementação do canal de denúncias interno;
• Designação de um gestor de denúncias (garantindo total isenção);
• Procedimento auditável suportado por software estruturado;
• Arquivo digital integral.
Processo de implementação
Implementação do esquema de proteção de denunciantes
Desenho de um esquema de proteção de denunciantes à medida das necessidades e especificidades da entidade. Englobados neste sistema estarão os seguintes procedimentos e documentação:
• Política de proteção de denunciantes, na qual se identifica o procedimento interno para salvaguarda dos mesmos;
• Definição da equipa de gestão de denúncias e atribuição das respetivas responsabilidades.
Integradas neste esquema deverão estar, ainda, a formação de colaboradores e a garantia de que a política de proteção de dados pessoais implementada na organização seja compatível, não apenas com o esquema, mas também com o software a utilizar.
Ao optar por um gestor externo, a sua organização garante absoluta isenção e o respeito pelas normas e legislação aplicável. Sublinhe-se, ainda, que todo o trabalho desenvolvido pela nossa equipa de gestores é 100% auditável, podendo ser demonstrado às autoridades.
O acompanhamento proporcionado pela Estrategor / SEGI inclui também ações de formação periódicas junto dos colaboradores que intervenham no sistema de proteção de denunciantes.
A Estrategor / SEGI atua com base em competências especializadas nas áreas jurídico-legal, certificação e assuntos regulamentares e tecnologias de informação.
Software de gestão de denúncias internas
A fim de assegurar a eficiência dos canais internos de denúncia e garantir a segurança e privacidade de todos os agentes envolvidos, as organizações deverão optar por uma plataforma digital (software) que:
• Receba uma denúncia de modo confidencial e anónimo;
• Distorça a voz do whistleblower, caso a denúncia seja gravada em áudio;
• Permita a interação com o denunciante em qualquer situação necessária;
• Esteja equipada com uma solução criptografada com validação de 2 fatores;
• Esteja certificada pelo standard ISO 27001, sendo auditada pela ISAE 3000;
• Permita a auditoria completa de todos os registos e eventos;
• Apresente relatórios integralmente criptografados.
Gestor externo para o esquema de denúncias
Se necessário, a equipa da Estrategor / SEGI Consulting poderá assumir a gestão externa dos canais de denúncia da sua organização. Nesse caso, os nossos profissionais experientes assumirão as seguintes responsabilidades:
• Receção das denúncias;
• Follow-up das mesmas, dentro do prazo legal de 7 dias;
• Contacto com o denunciante;
• Elaboração do relatório da denúncia, no contexto do qual são indicadas ações a tomar pela organização.
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Perguntas frequentes
Que entidades são obrigadas a implementar um canal de denúncia?
A implementação é obrigatória para entidades públicas e privadas com 50 ou mais colaboradores. Também estão abrangidos os municípios com 10.000 ou mais habitantes e entidades que operem em setores de risco específico, como a prevenção de branqueamento de capitais (independentemente do número de colaboradores).
Quem pode ser considerado denunciante (whistleblower)?
Qualquer pessoa que obtenha informações sobre uma infração no âmbito da sua atividade profissional. Isto inclui trabalhadores (do setor privado, social ou público), prestadores de serviços, contratantes, fornecedores, titulares de participações sociais, membros de órgãos de administração, voluntários e estagiários (remunerados ou não). A denúncia pode ocorrer durante a relação profissional, após a sua cessação, ou mesmo durante a fase de recrutamento.
O que acontece se a minha empresa não cumprir a lei?
O incumprimento resulta em coimas pesadas:
• Contraordenações graves (até 125.000€): não dispor de canal, não garantir a confidencialidade, não conservar as denúncias ou não dar formação aos colaboradores;
• Contraordenações muito graves (até 250.000€): impedir a apresentação de denúncia, praticar atos de retaliação contra o denunciante ou quebrar o dever de confidencialidade.
As empresas de um grupo podem partilhar o mesmo canal?
Existe alguma obrigação de registo em plataformas oficiais?
Sim. Todas as entidades abrangidas devem registar-se na plataforma RGPC (Regime Geral de Prevenção da Corrupção). Este registo implica o preenchimento de formulários e entrega de documentos, existindo prazos definidos cujo incumprimento pode resultar em sanções.
Que tipo de denúncias são aceites?
A denúncia deve ser feita de boa-fé e ter um fundamento sério. A Lei n.º 93/2021 visa uma mudança cultural, onde comunicar irregularidades deixa de ter uma conotação negativa para passar a ser um ato de integridade organizacional.
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