Implementar o RGPD na sua empresa é, mais uma obrigação legal, uma decisão estratégica para reduzir riscos, evitar coimas e reforçar a confiança de clientes e parceiros.
Neste artigo revelamos-lhe 10 passos essenciais para implementar o RGPD, desde o mapeamento dos dados pessoais à adoção de medidas de segurança e monitorização contínua da conformidade legal.
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) continua a ser um dos principais desafios legais e operacionais para as empresas portuguesas. Apesar de estar em vigor desde 2018, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades práticas na sua implementação, sobretudo ao nível dos procedimentos internos, da documentação e da articulação com terceiros.
Neste artigo explicamos, de forma clara e prática, como implementar o RGPD na sua empresa em 10 passos essenciais, ajudando empresários, gestores e diretores financeiros a cumprir a lei, reduzir riscos de coimas e reforçar a confiança de clientes, colaboradores e parceiros.
Porque é que a implementação do RGPD é crítica para as empresas?
O RGPD aplica-se a todas as empresas que tratem dados pessoais, independentemente da sua dimensão ou setor de atividade. Dados de clientes, colaboradores, fornecedores ou contactos comerciais estão abrangidos pelo regulamento.
O incumprimento pode resultar em:
- Coimas até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual;
- Processos da Comissão Nacional de Proteção de Dados;
- Danos reputacionais;
- Perda de confiança do mercado.
Mais do que uma obrigação legal, o RGPD deve ser encarado como um instrumento de gestão do risco e de profissionalização da empresa.
Como implementar o RGPD na sua empresa em 10 passos?
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Compreender o enquadramento do RGPD e o seu impacto no negócio
O primeiro passo consiste em perceber que o RGPD introduziu um novo paradigma:
a responsabilidade pela conformidade passou a estar do lado da empresa.
Isto significa que a organização:
- Deve cumprir as regras;
- Deve conseguir demonstrar que cumpre.
Este princípio da responsabilidade exige envolvimento da gestão de topo e uma abordagem estruturada à proteção de dados.
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Mapear todos os tratamentos de dados pessoais
Nenhuma empresa consegue cumprir o RGPD sem saber que dados trata e para que finalidades.
Este levantamento deve identificar:
- Tipos de dados pessoais;
- Titulares dos dados;
- Finalidades do tratamento;
- Acesso interno;
- Subcontratantes envolvidos;
- Prazos de conservação.
Este exercício é a base do registo das atividades de tratamento, obrigatório em muitas situações.
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Definir a base legal de cada tratamento de dados
Cada tratamento deve assentar numa base legal prevista no RGPD, como:
- Execução de contrato;
- Cumprimento de obrigação legal;
- Consentimento;
- Interesse legítimo devidamente fundamentado.
Tratar dados “porque sempre se fez assim” deixou de ser aceitável.
Sem base legal, o tratamento é ilícito.
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Rever consentimentos e formulários existentes
Quando o tratamento se baseia no consentimento, este deve ser:
- Livre;
- Específico;
- Informado;
- Explícito.
Muitas empresas continuam a utilizar formulários, cláusulas contratuais ou caixas pré-selecionadas que não cumprem o RGPD, o que invalida o tratamento dos dados.
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Cumprir o dever de informação e transparência
A empresa deve informar claramente os titulares dos dados sobre:
- Quem trata os dados;
- Para que finalidades;
- Durante quanto tempo;
- Que direitos assistem aos titulares;
- Como apresentar reclamação.
Isto implica políticas de privacidade claras, acessíveis e adaptadas à realidade da empresa.
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Criar procedimentos para responder aos direitos dos titulares
O RGPD atribui direitos reforçados aos titulares dos dados, como:
- Direito de acesso;
- Direito de retificação;
- Direito ao apagamento;
- Direito à portabilidade;
- Direito de oposição.
A empresa deve dispor de procedimentos internos para responder a estes pedidos dentro dos prazos legais, evitando riscos de incumprimento.
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Rever contratos com fornecedores e subcontratantes
Sempre que terceiros tratem dados por conta da empresa, é obrigatório:
- Celebrar contratos de subcontratação conformes ao RGPD;
- Garantir que esses parceiros oferecem medidas adequadas de segurança.
Este ponto é particularmente relevante para áreas como contabilidade, recursos humanos, software, alojamento de dados e marketing.
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Avaliar a necessidade de nomear um Encarregado de Proteção de Dados (DPO)
Em algumas situações, a nomeação de um DPO é obrigatória. Mesmo quando não o é, pode representar uma vantagem clara ao nível:
- Da conformidade contínua;
- Do contacto com a CNPD;
- Do aconselhamento interno.
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Implementar medidas técnicas e organizativas de segurança
O RGPD exige medidas proporcionais ao risco, como:
- Controlo de acessos;
- Políticas internas de proteção de dados;
- Formação de colaboradores;
- Procedimentos de resposta a incidentes;
- Segurança informática adequada.
Estas medidas devem ser revistas e atualizadas regularmente.
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Garantir uma monitorização contínua da conformidade RGPD
A implementação do RGPD não termina com a documentação inicial.
Alterações nos processos, no negócio ou na legislação exigem revisões periódicas.
A conformidade deve ser encarada como um processo contínuo de melhoria, integrado na gestão da empresa.
Implementar o RGPD com apoio especializado faz a diferença
Para muitas empresas, a implementação do RGPD é, não só um desafio técnico, como também uma inovação organizacional relevante. O apoio especializado permite:
- Reduzir riscos legais;
- Evitar coimas;
- Otimizar processos internos;
- Reforçar a confiança do mercado.
Na Estrategor, apoiamos empresas como a sua na implementação prática do RGPD, ajustada à sua dimensão, setor e realidade operacional.