–O Código de Trabalho em Portugal estipula que é um dever de todas as empresas proporcionarem aos seus colaboradores o mínimo de 40 horas anuais de formação profissional. Neste contexto legal, a formação profissional assume-se como uma alavanca na qualificação dos colaboradores das empresas, permitindo-lhes novas competências, imprescindíveis face à competitividade do mercado e à evolução do negócio.

A formação profissional é um importante fator de valorização do colaborador, na medida em que lhe permite atualizar ou adquirir conhecimentos, desenvolver capacidades e melhorar a sua performance, tendo em vista a execução eficaz das suas tarefas e responsabilidades.

Contudo, de forma a rentabilizar o investimento realizado na formação, uma empresa não pode descurar nenhuma das etapas do processo formativo, começando pela sua planificação, que deve ser rigorosa e criteriosa.

Com este artigo, pretendemos auxiliar a sua empresa a elaborar um plano de formação ajustado às reais necessidades e à eficiente concretização dos objetivos traçados.

Propomos-lhe seguir 6 etapas:

1 – Identificação das necessidades

Por norma, a elaboração do plano de formação é da responsabilidade do departamento dos Recursos Humanos, que contacta os responsáveis das principais divisões (financeira, operacional, comercial, etc.). Cada um desses responsáveis deverá identificar novos investimentos da empresa, novas qualificações necessárias, objetivos de desempenho mais ambiciosos, entre outras necessidades ou mudanças previstas a curto prazo.

Desta forma, será possível perceber que tipo de formação profissional é necessária para os colaboradores e que lhes permita a melhoria do desempenho, o acompanhamento dos investimentos realizados pela empresa e a evolução no mercado de trabalho. Toda a informação reunida deverá ser compilada num documento.

2 – Descrição das ações de formação

Com base no levantamento de informações realizado na primeira etapa, a pessoa responsável pelo plano de formação deverá iniciar o planeamento das ações de formação, ajustando-o às necessidades e objetivos da empresa. Procede, portanto, à atualização do documento iniciado na 1ª etapa, acrescentando as seguintes informações: necessidades de formação a satisfazer, objetivos, principais conteúdos programáticos, número previsto de formandos e a duração das ações.

3 – Desdobramento das ações no tempo

Muitas vezes, a gestão equilibrada do tempo destinado à formação, em contexto e horário laboral, é um grande desafio para as empresas.

Assim, é imprescindível que, em articulação com os potenciais formandos e formadores, se analise as várias possibilidades existentes. Um dos aspetos a ser equacionado é a duração de cada sessão de formação e distribuição temporal da ação em causa. Assim, importa refletir sobre o que melhor se adequa à empresa: sessões longas distribuídas num curto período de tempo ou sessões curtas distribuídas num longo período de tempo?

As diferentes alternativas podem, efetivamente, ter impactos diferenciados na Organização, nomeadamente no que se refere aos tempos e urgências ao nível da produção e comercialização da empresa, pelo que têm que ser cuidadosamente planeadas.

4 – Orçamentação previsional

Quanto é que a formação profissional vai custar à empresa? É importante traçar um orçamento que inclua encargos diretos de formação (remuneração dos formadores, da equipa técnico-pedagógica, encargos de deslocação, etc.) e a previsão dos encargos de funcionamento (aluguer/utilização das instalações para a formação, custos de operação das ações de formação, etc.).

Tenha ainda em consideração os custos de oportunidade provocados pela ausência dos colaboradores que se encontrem em formação no período laboral e, caso necessário, os eventuais custos de substituição.

5 – Pesquisa de mercado

Esta é uma etapa que só deve ser seguida por empresas que realizam formação recorrendo a formadores ou empresas de formação externas. Neste caso, deverá analisar o mercado para encontrar as melhores opções possíveis para realizar a formação profissional desejada. Como de seguida se abordará, é importante ter em consideração alguns parâmetros antes de fazer a sua escolha.

Antes de mais, deve procurar formadores credíveis. Preferencialmente, opte por empresas de formação acreditadas ou certificadas pela DGERT – Direção-Geral do Emprego e das Relações do Trabalho. À questão da credibilidade associa-se a qualificação dos formadores. Se optar por uma empresa de formação credível, é expectável que qualidade dos formadores seja equivalente. Porém, tenha atenção neste ponto: no caso de serem formadores individuais é essencial conhecer o seu currículo enquanto formadores, as suas qualificações nas áreas em que irão prestar formação e, de preferência, serem certificados pedagógica e profissionalmente pelo IEFP.

Tenha ainda em consideração o local onde a formação vai acontecer. O local costuma ser ajustado conforme o número de formandos e condições logísticas da empresa. Normalmente, se um grande número de colaboradores da empresa vai participar na formação, deverá ser o formador que se desloca à empresa. Por outro lado, caso a empresa não envie um grande número de formandos, pode acontecer exatamente a situação inversa.

Por último, é importante fazer uma análise comparativa dos preços praticados por diferentes empresas de formação e escolher, privilegiando os parâmetros que considera de maior relevância.

6 – Implementação

Uma vez delineado o plano de formação profissional, é tempo de implementar. Nesta última etapa, a empresa deve contactar os responsáveis de cada departamento para serem agendadas as datas mais adequadas para a formação. De seguida, os formandos devem ser informados das datas das ações de formação, associando alguns detalhes sobre aquilo que irão aprender para melhorarem o seu perfil profissional.

Sublinhe-se, ainda, que o programa formativo pode ser dinamizado em diferentes modalidades, competindo às empresas definir qual a mais indicada para os seus colaboradores. Assim sendo, e para além do regime presencial, é também possível que os formandos tenham acesso à formação através de e-learning ou live streaming.

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